1 - PORTSUGAR® is een jaarlijkse bijeenkomst van verzamelaars van suikerpakketten, georganiseerd door CLUPAC - Portugese Club van Verzamelaars van Suikerzakjes, in overeenstemming met onze statuten en onze eigen procedureregels, beide goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van CLUPAC.
2 - Het doel van PORTSUGAR® is om de uitwisseling van suikerverpakkingen tussen de deelnemers mogelijk te maken, en ook om het socialiseren onder verzamelaars van suikerpakketten te bevorderen
1 - Het organisatiecomité (hierna "CO" genoemd) wordt elk jaar goedgekeurd door de raad van bestuur; het omvat ten minste één van zijn directeuren.
1.1 Het bestuur is verantwoordelijk voor de toelating of uitsluiting van leden van het organisatiecomité, mits gemotiveerd.
1.2 Elke uitsluiting moet naar behoren gemotiveerd zijn en worden meegedeeld aan de overige leden van het organisatiecomité en tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering na het besluit.
1.3 Het organisatiecomité moet worden geraadpleegd om een naar behoren onderbouwd advies uit te brengen alvorens een van zijn leden toe te laten of uit te sluiten.
2 - De CO legt de Raad uiterlijk drie maanden na de goedkeuring en een eindverslag, inclusief financiële uitvoering, binnen 45 dagen na de vergadering een activiteitenplan voor.
3 - Alle overtollige materiaal geproduceerd voor PORTSUGAR®, evenals eventuele restanten aangeboden door de deelnemers, zal worden geleverd aan de raad van bestuur.
4 - CO zal op de Raad reageren en de activiteiten staken na levering van het overtollige materiaal en de presentatie en goedkeuring van het eindverslag.
1 - Alle verzamelaars van suikerpakketten, al dan niet leden van CLUPAC, die de registratieperiodes respecteerden, worden toegelaten tot PORTSUGAR®.
1.1 - De registratie kan worden gemaakt:
1.1.1- "online";
1.1.2- het verzenden van het registratieformulier (door het te printen vanaf ...) per brief of e-mail naar de Club
1.2 - Registratie is pas definitief na ontvangst van het betalingsbewijs (buitenlanders betalen in Portugal).
1.3 - Er is slechts één registratieperiode voor iedereen die zich wil inschrijven, lid of niet.
1.4 - De datum en tijd van inschrijving worden altijd doorgegeven.
1.5 - Indien het aantal inschrijvingen het maximum aantal plaatsen overschrijdt, worden de overgebleven inschrijvingen in afwachting van eventuele annuleringen.
2 - Elke deelnemer mag maximaal 3 partner/medereizigers. Meer dan 3 partner/medereizigers dienen te worden aangemeld bij de organisatie.
2.1 partner/medereizigers van leden betalen niets.
2.2 partner/medereizigers van niet-leden betalen € 5.
3 - De organisatie en het bestuur behouden zich het recht voor om personen die…
3.1 uit de club zijn gezet,
3.2 zich ongepast gedragen of respectloos zijn jegens aanwezigen en/of de club, met name door overlast te veroorzaken, de toegang tot PORTSUGAR® te ontzeggen.
3.3 zich in omstandigheden bevinden die wijzen op gedrag dat de evenementomgeving verstoort
4. Het is de verantwoordelijkheid van de CO om, na overleg met de directie, de bedragen vast te stellen die in rekening worden gebracht voor zowel de inschrijving als het kortingspercentage voor de leden.
1 - Elke verzamelaar heeft het recht op een tafel waar hij zijn ruilmateriaal met suiker kan tonen.
2 - Alle pakketten op de tafels zijn bedoeld om te ruilen, tenzij deelnemers besluiten dat ze vrij toegankelijk moeten zijn; dit moet duidelijk worden aangegeven.
3 - CLUPAC keurt het kopen en verkopen van pakketten niet goed. Wie deze regel niet respecteert, moet de vergadering onmiddellijk verlaten. Andere boetes vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.
4 - de sets met suikerzakjes geproduceerd voor PORTSUGAR® worden geleverd aan de verzamelaar die:
4.1 - hebben deelgenomen aan de bijeenkomst, ongeacht of zij lid zijn of niet
4.2 - hebben hun inschrijfgeld betaald maar konden niet deelnemen vanwege overmacht; de levering zal door het bestuur binnen 90 dagen na het evenement plaatsvinden
4.3 - aan leden die erom vragen, mits zij cumulatief
4.3.1 - deze nog nooit eerder hebben ontvangen
4.3.2 - zich ten minste drie jaar geleden (opnieuw) als lid van de club hebben aangemeld;
4.3.3 - het evenement ten minste drie jaar geleden heeft plaatsgevonden;
5 - partner/medereizigers hebben geen recht op de sets, tenzij anders besloten door de organisatiecommissie
6 - Deelnemers die zich vóór 15 augustus 2026 terugtrekken, ontvangen terugbetaling van het bedrag dat zij hebben betaald voor hun inschrijving en die van eventuele geregistreerde begeleidende personen. Na deze datum kan de organisatiecommissie om logistieke redenen geen terugbetaling van de betaalde bedragen garanderen.
7 – Alle buitengewone activiteiten die mogelijk in het kader van PORTSUGAR® plaatsvinden, zijn onderworpen aan regels die door het organisatiecomité worden vastgesteld.
8 – Het organisatiecomité en de raad van bestuur zijn niet verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezittingen van deelnemers, begeleiders en bezoekers
De weglatingen en / of twijfelgevallen worden opgelost door de directie, luisteren naar de actoren en in overeenstemming met de beginselen van deze verordening. Als het niet mogelijk is om dit tijdig te doen, is het aan het organisatiecomité dat de beslissing zal nemen.
[texto-artigo-06@regulamento@portsugarbase]