1 - PORTSUGAR® è un incontro annuale di collezionisti di bustine di zucchero, promosso dal CLUPAC - Club Portoghese dei Collezionisti di Bustine di Zucchero, e pertanto deve basarsi sui principi sanciti dal suo Statuto e dal Regolamento Interno Generale.
2 - Gli obiettivi di PORTSUGAR® sono:
2.1 - Promuovere lo scambio di bustine di zucchero tra i partecipanti
2.2 - Promuovere la fratellanza tra i collezionisti di bustine di zucchero
2.3 - Promuovere il comune (e la regione) ospitante, diffondendone i valori e il patrimonio culturale
1 - Il Comitato Organizzatore (di seguito denominato "CO") è nominato annualmente dal Consiglio di Amministrazione e deve includere almeno un membro del Consiglio.
1.1 - Il Consiglio di Amministrazione è responsabile dell'ammissione o dell'esclusione dei membri del Comitato Organizzatore, con motivata motivazione.
1.2 - Qualsiasi esclusione deve essere debitamente giustificata e comunicata agli altri membri del Comitato Organizzatore e alla prima Assemblea Generale tenutasi dopo la decisione.
1.3 - Il Comitato Organizzatore deve essere consultato per emettere un parere debitamente motivato prima di ammettere o escludere uno qualsiasi dei suoi membri.
2. – Il Comitato Organizzatore deve presentare un piano di attività al Consiglio di Amministrazione entro un massimo di tre mesi dalla sua nomina e una relazione finale, inclusa l'esecuzione finanziaria, entro 45 giorni dalla riunione.
3. - Tutto il materiale rimanente prodotto per PORTSUGAR®, così come eventuali donazioni dei partecipanti, saranno consegnati al Consiglio di Amministrazione.
4. - Il Comitato Organizzatore è responsabile nei confronti del Consiglio di Amministrazione e cessa le sue funzioni dopo la consegna del materiale rimanente e la presentazione e l'approvazione della relazione finale.
1.1 – L'iscrizione può essere effettuata:
1.1.1 – online;
1.1.2 – inviando il modulo di iscrizione (stampandolo dal sito web o dalla pagina Facebook) per posta alla sede del Club.
1.2 – Al momento dell'iscrizione, il partecipante dovrà effettuare il pagamento e presentare la ricevuta di pagamento debitamente identificata. I residenti all’estero potranno effettuare il pagamento direttamente alla reception.
1.3 –Saranno previsti due distinti periodi di iscrizione: il primo, riservato esclusivamente ai soci e ai partecipanti residenti all'estero (si prega pertanto di effettuare le prenotazioni per tempo), e un secondo, aperto a tutti coloro che desiderano iscriversi, soci o meno.
1.4 – Qualora le iscrizioni nel primo periodo raggiungano la capienza massima delle strutture, il secondo periodo non verrà aperto.
1.5 –La data/ora di iscrizione verrà comunicata al momento della conferma.
1.6 – Nel caso in cui le iscrizioni superino la capienza massima delle strutture, le iscrizioni in eccesso saranno sospese, in caso di eventuali cancellazioni.
2. - Ogni collezionista può iscrivere tre accompagnatori; qualora fosse necessario un numero maggiore, questi dovranno richiederlo al Consiglio Direttivo, che deciderà previa consultazione del Comitato Organizzatore. Tali condizioni dovranno essere chiaramente indicate, sia sul modulo di iscrizione che nell'area meeting, in un punto ben visibile.
2.1 - Gli accompagnatori dei soci sono esentati dal pagamento.
2. 2 - Gli accompagnatori dei non soci sono tenuti al pagamento di 5 €
3. - Il Comitato Organizzatore e il Consiglio Direttivo si riservano il diritto di rifiutare l'ingresso al PORTSUGAR® a coloro che:
3.1 - siano stati espulsi dal Club,
3.2 - siano stati espulsi dal Club.
3.3 - si presentino in condizioni che indichino la pratica di comportamenti di disturbo all'ambiente dell'evento
4 – Il Comitato Organizzatore, sentito il Consiglio Direttivo, sarà tenuto a definire le quote di iscrizione per i soci, i non soci ed i rispettivi accompagnatori.
1 – Ogni collezionista avrà diritto a un tavolo dove potrà esporre tutto il materiale che riterrà opportuno relativo alla raccolta di bustine di zucchero.
2 – Il materiale esposto sui tavoli è destinato allo scambio, salvo che i partecipanti decidano di renderlo liberamente accessibile, nel qual caso dovrà essere chiaramente indicato.
3 – Non è consentito acquistare o vendere bustine, pena la cessazione immediata della partecipazione all'evento da parte delle parti coinvolte – acquirente e venditore. Ciò non impedisce che il Consiglio di Amministrazione possa applicare loro altre sanzioni.
4 – La serie di bustine di zucchero prodotte per PORTSUGAR® sarà distribuita al collezionista che:
4.1 abbia partecipato all'incontro, socio o meno;
4.2 abbia pagato la quota di iscrizione ma non abbia potuto partecipare per cause di forza maggiore; la consegna sarà effettuata dal Consiglio di Amministrazione entro 90 giorni dalla fine dell'evento.
4.3 ai soci che ne faranno richiesta, a condizione che, cumulativamente:
4.3.1 non le abbiano mai ricevute in precedenza;
4.3.2 si siano (ri)iscritti al club almeno tre anni fa;
4.3.3 l'evento si sia svolto almeno tre anni fa.
5 – Gli accompagnatori non hanno diritto alla serie o ai souvenir, salvo diversa decisione del Comitato Organizzatore.
6. - I partecipanti che si ritirano entro il 15 agosto 2026 saranno rimborsati dell'importo versato, relativo alla loro iscrizione e a quello degli eventuali accompagnatori iscritti. Dopo tale data, per motivi logistici, il Comitato Organizzatore non garantisce la restituzione degli importi versati.
7. - Qualsiasi attività straordinaria che dovesse essere eventualmente svolta nell'ambito di PORTSUGAR® sarà soggetta a regolamenti che saranno definiti dal Comitato Organizzatore.
8 – Il Comitato Organizzatore e il Consiglio di Amministrazione non sono responsabili della sicurezza degli effetti personali dei partecipanti, degli accompagnatori e dei visitatori.
Eventuali omissioni o dubbi saranno risolti dal Consiglio Direttivo, sentiti gli interessati e nel rispetto dei principi che regolano il presente Regolamento. Qualora ciò non fosse possibile nei tempi previsti, la decisione spetta al Comitato Organizzatore.
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