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Réglementation PORTSUGAR®

(Approuvé à la réunion du conseil de CLUPAC du 11 janvier 2014)

 

Article 1 - Objectifs et nature

1 - PORTSUGAR® est une réunion annuelle des collecteurs de sachets de sucre, organisée par le CLUPAC - Club portugais des collectionneurs de sachets de sucre, d'accord avec les principes inscrits dans ses statuts et son règlement intérieur général.

2 - L'objectif de PORTSUGAR® est de permettre l'échange de sachets de sucre entre les participants, ainsi que de promouvoir la fraternisation entre les collectionneurs d'emballages de sucre.

 

Article 2 - Organisation

1 - Le comité d’organisation (ci-après dénommé "CO") est nommé chaque année par le conseil d’administration, et il est composé au moins avec ’un de ses administrateurs.

2 - Le CO doit soumettre au conseil d'administration un plan d'activités au plus tard trois mois après sa nomination et un rapport final, comprenant l'exécution financière, dans les 45 jours suivant la réunion.

3 - Tous les matériaux excédentaires produits pour PORTSUGAR®, ainsi que tous les restes offerts par les participants, seront livrés à la direction.

4 - Le CO doit répondre à la Commission et cesser ses activités après la livraison du matériel en surplus et la présentation et l'approbation du rapport final.

 

Article 3 - Admissibilité

- Tous les collectionneurs de sachets de sucre, membres ou non de CLUPAC, inscrits à la période établie et payant une inscription, seront admis sur PORTSUGAR®.

1.1 - L'inscription peut être faite:

• informatique;

• envoyer le formulaire d'inscription (en l'imprimant à partir de ...) par courrier au siège du club.

1.2 - Au moment de l'inscription, le participant doit effectuer le paiement et présenter la preuve correspondante (les participants étrangers peuvent effectuer le paiement au Portugal avant la réunion).

1.3 - Il y aura deux périodes d'inscription très différentes: une période normale entre le 1er avril et le 31 mai et une période extraordinaire entre le 1er juin et le 5 septembre.

1.4 - Si les inscriptions au cours de la période d'inscription normale atteignent la limite maximale fixée par les installations, la période d'inscription spéciale ne sera pas ouverte.

1.5 - Dans toutes les périodes, la date / heure d’inscription sera toujours indiquée.

1.6 - Si les inscriptions ont dépassé la limite maximale fixée par les installations, les inscriptions excédentaires seront en attente, en cas de retrait.

 

2 - Chaque collectionneur peut inscrire jusqu'à trois accompagnateurs. Le grand public peut également avoir accès à la salle de réunion selon des termes à définir par le CO en accord avec le conseil. Ces conditions doivent être dûment expliquées, à la fois dans le formulaire d’inscription et dans l’espace de réunion, à un endroit bien en vue.

 

3 - Le CO et le conseil se réservent le droit d'admission à PORTSUGAR® aux personnes ne remplissant pas les conditions mentionnées aux points précédents de cet article.

 

4 - Il appartient au CO, après avoir entendu la direction, de définir les montants à facturer pour l’enregistrement et le pourcentage de réduction pour les membres.

 

Article 4 - Fonctionnement

1 - Chaque collectionneur a droit à une table sur laquelle il peut afficher tout le matériel qu’il juge approprié concernant la collecte des sachets de sucre.

2 - Le matériel déposé sur les tables est destiné à l'échange, sauf lorsque les participants déposent leurs paquets en surplus sur une table et se proménent dans la salle. Cette situation doit être correctement identifiée.

3 - Les transactions commerciales ne seront pas autorisées, sous peine d'interdiction pour les personnes impliquées de voir leur participation aux futurs événements organisés par CLUPAC. Les sanctions seront à la charge du conseil.

4 - Les séries de sachets de sucre produits pour PORTSUGAR® seront distribuées aux collectionneur inscrits qui:

• ont participé à la réunion, membre ou non;

• ont payé leur inscription mais qui n’ont pas pu participer en raison de force majeure; la livraison sera effectuée par la direction, jusqu'au 90ème jour après l'événement;

• aux membres qui ne l'ont jamais reçu, lorsque le conseil d'administration le souhaite, jamais avant deux - trois an après l'événement. Les accompagnateurs n'ont pas droit à la série.

5 - Les participants qui renoncent jusqu'au 1er septembre se verront rembourser le montant qu'ils ont payé, en se référant à leur inscription et aux personnes accompagnantes inscrites. Après cette date, pour des raisons logistiques, le comité d'organisation ne garantit pas le remboursement des sommes versées.

6 - Toute activité extraordinaire pouvant être réalisée dans le cadre de PORTSUGAR® sera soumise à une réglementation à définir par le CO.

7 - Le CO et la direction ne sont pas responsables de la sécurité des actifs des participants, des accompagnateurs et des visiteurs.

 

Article 5 - Cas omis et douteux

Les omissions et / ou les cas douteux seront résolus par la direction, à l'écoute des acteurs et en harmonie avec les principes qui génèrent le présent règlement. S'il n'est pas possible de le faire rapidement, c'est le comité d'organisation qui prendra la décision.

 

 

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