1 - PORTSUGAR® est une réunion annuelle des collecteurs de sachets de sucre, organisée par le CLUPAC - Club portugais des collectionneurs de sachets de sucre, d'accord avec les principes inscrits dans ses statuts et son règlement intérieur général.
2 - L'objectif de PORTSUGAR® est
2.1 - de permettre l'échange de sachets de sucre entre les participants,
2.2 - de promouvoir la fraternisation entre les collectionneurs d'emballages de sucre
2.3 - Promouvoir la municipalité (et la région) hôte en faisant connaître ses valeurs culturelles et son patrimoine
1 - Le comité d’organisation (ci-après dénommé "CO") est nommé chaque année par le conseil d’administration, et il est composé au moins avec ’un de ses administrateurs.
1.1 Le Conseil d'administration est responsable de l'admission ou de l'exclusion des membres du Comité d'organisation, dûment motivée.
1.2 Toute exclusion doit être dûment motivée et communiquée aux autres membres du Comité d'organisation ainsi qu'à la première réunion de l'Assemblée générale suivant la décision.
1.3 Le Comité d'organisation doit être consulté, pour toute admission ou exclusion de l'un de ses membres, afin de fournir un avis dûment motivé.
2 - Le CO doit soumettre au conseil d'administration un plan d'activités au plus tard trois mois après sa nomination et un rapport final, comprenant l'exécution financière, dans les 45 jours suivant la réunion.
3 - Tous les matériaux excédentaires produits pour PORTSUGAR®, ainsi que tous les restes offerts par les participants, seront livrés à la direction.
4 - Le CO doit répondre à la Commission et cesser ses activités après la livraison du matériel en surplus et la présentation et l'approbation du rapport final.
1. - Tous les collectionneurs de sachets de sucre, membres ou non de CLUPAC, inscrits à la période établie et payant une inscription, seront admis sur PORTSUGAR®.
1.1 - L'inscription peut être faite:
1.1.1 - informatique;
1.1.2 - envoyer le formulaire d'inscription (en l'imprimant à partir de ...) par courrier au siège du club
1.2. - Au moment de l'inscription, le participant doit effectuer le paiement et présenter la preuve correspondante (les participants étrangers peuvent effectuer le paiement au Portugal avant la réunion).
1.3. - Deux périodes d'inscription distinctes sont prévues : la première, réservée aux membres et aux participants résidant à l'étranger (pensez à réserver rapidement), et la seconde, ouverte à tous, membres ou non.
1.4. - Si le nombre d'inscriptions lors de la première période atteint la capacité maximale des installations, la seconde période ne sera pas ouverte.
1.5. - la date / heure d’inscription sera toujours indiquée
1.6. - Si le nombre d’inscriptions dépasse la capacité maximale des installations, les inscriptions excédentaires seront mises en attente en cas d’annulations.
2. - Chaque collectionneur peut inscrire trois accompagnateurs ; si un nombre supérieur est nécessaire, une demande doit être adressée au Conseil d’administration, qui statuera après consultation du Comité d’organisation. Ces conditions doivent être clairement indiquées sur le formulaire d’inscription et affichées de manière visible sur le lieu de l’événement
2.1 - Les accompagnateurs des membres sont exemptés de paiement.
2.2 - Les accompagnateurs des non-membres doivent s'acquitter d'une cotisation de 5 €.
3. - Le CO et la Direction se réservent le droit d’admettre à PORTSUGAR® les personnes qui…
3.1 - ont été exclus du Club,
3.2 - manifester un comportement inapproprié ou irrespectueux à l'égard des personnes présentes et/ou du Club, notamment en provoquant des troubles.
3.3. - se présenter dans des conditions qui indiquent la pratique de comportements perturbant l’environnement événementiel
4 - Il appartient au CO, après avoir entendu la direction, de définir les montants à facturer pour l’enregistrement et le pourcentage de réduction pour les membres.
1. - Chaque collectionneur a droit à une table sur laquelle il peut afficher tout le matériel qu’il juge approprié concernant la collecte des sachets de sucre.
2 - Le matériel déposé sur les tables est destiné à l'échange, sauf lorsque les participants déposent leurs paquets en surplus sur une table et se promènent dans la salle. Cette situation doit être correctement identifiée.
3. - Les transactions commerciales ne seront pas autorisées, sous peine d'interdiction pour les personnes impliquées de voir leur participation aux futurs événements organisés par CLUPAC. Les sanctions seront à la charge du conseil.
4. - Les séries de sachets de sucre produits pour PORTSUGAR® seront distribuées aux collectionneurs inscrits qui:
4.1 - ont participé à la réunion, membre ou non;
4.2 - ont payé leur inscription mais qui n’ont pas pu participer en raison de force majeure; la livraison sera effectuée par la direction, jusqu'au 90ème jour après l'événement;
4.3 - aux membres qui ne l'ont jamais reçu, lorsque le conseil d'administration le souhaite, jamais avant deux - trois an après l'événement. Les accompagnateurs n'ont pas droit à la série.
5 - Les compagnons n’ont pas droit aux séries ou aux souvenirs, sauf décision contraire du CO.
6 - Les participants qui renoncent jusqu'au 15 août 2026 se verront rembourser le montant qu'ils ont payé, en se référant à leur inscription et aux personnes accompagnantes inscrites. Après cette date, pour des raisons logistiques, le comité d'organisation ne garantit pas le remboursement des sommes versées.
7 - Toute activité extraordinaire pouvant être réalisée dans le cadre de PORTSUGAR® sera soumise à une réglementation à définir par le CO.
8 - Le CO et la direction ne sont pas responsables de la sécurité des actifs des participants, des accompagnateurs et des visiteurs.
Les omissions et / ou les cas douteux seront résolus par la direction, à l'écoute des acteurs et en harmonie avec les principes qui génèrent le présent règlement. S'il n'est pas possible de le faire rapidement, c'est le comité d'organisation qui prendra la décision.